Datenschutzerklärung
1) Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie darüber auf, wie wir personenbezogene Daten innerhalb der IFS-App nutzen und zu welchem Zweck das geschieht.
Sie können diese Unterrichtung jederzeit innerhalb der IFS-App abrufen.
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Wir erheben, verwenden und speichern personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutzgesetze. Das sind insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz-Neu (BDSG-Neu) und landesspezifische Datenschutzgesetze. Konkret bedeutet das, Ihre Daten werden wir nur dann nutzen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Das heißt, wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer Leistungen (beispielsweise Nutzung der IFS-App) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Ihre Einwilligung vorliegt, oder wenn es aufgrund unserer berechtigten Interessen (wirtschaftlichen Betrieb unseres Geschäfts und der Sicherheit unserer App) gerechtfertigt ist, die Daten zu verarbeiten.
Die verwendeten Begriffe, wie beispielsweise „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen der DSGVO.
2) Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:
IFS Management GmbH, Am Weidendamm 1A, 10117 Berlin,
Telefon +49 (0) 30 726 250 74, Telefax +49 (0) 30 726 250 79, [email protected], www.ifs-certification.com
3) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Herr Nils Gustke, Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH, Pestalozzistraße 27, 34119 Kassel, Telefon +49 (0) 561 7896868, Telefax +49 (0) 561 7896861,
[email protected], www.gfp24.de
4) Rechtsgrundlagen
Wir weisen darauf hin, dass folgende Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung bestehen:
5) Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter
Wir geben Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben an Dritte weiter, beispielsweise wenn dies auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO gerechtfertigt ist.
Wenn wir Dritte einsetzen, um unsere IFS-App bereitzustellen, treffen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen.
6) Erhebung und Verwendung von Daten
a. Allgemeine Information
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten jedes Nutzers, soweit dies erforderlich ist, damit der Nutzer unsere IFS-App nutzen kann. Dazu gehören insbesondere Merkmale zur Identifikation des Nutzers und Angaben zu Beginn und Ende sowie des Umfangs der Nutzung unserer IFS-App.
Wir erheben bei jedem Aufruf unserer IFS-App eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles eines Servers (siehe hierzu Nummer 8 dieser Datenschutzerklärung) gespeichert. Im Einzelnen:
b. Herunterladen der IFS-App
Beim Herunterladen der App werden notwendige Informationen an den App Store übertragen, also insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Accounts, Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind dafür nicht verantwortlich. Wir verarbeiten diese bereitgestellten Daten, soweit dies für das Herunterladen der App auf Ihrem mobilen Endgerät (zum Beispiel Smartphone) notwendig ist. Darüber hinaus werden diese Daten nicht von uns gespeichert.
c. Registrierung und Anmeldung
Vor der Nutzung der IFS-App müssen Sie sich mit folgenden Daten registrieren, die wir speichern: Name, E-Mail-Adresse, selbst gewähltes Passwort, Benutzergruppe, zu der Sie gehören (Händler, Unternehmen, Behörde, Auditor, Berater oder andere) und gegebenenfalls weiterer Daten, die sich aus der Eingabemaske ergeben. Vor jeder weiteren Nutzung der IFS-App müssen Sie sich mit diesen Daten anmelden.
Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Absatz 1 b) und f) DSGVO.
d. Nutzung der IFS-App
Bei der Nutzung der IFS-App erheben wir folgende weitere personenbezogene Daten:
Eindeutige Gerätekennziffer (IMEI = International Mobile Equipment Identity), eindeutige Nummer des Netzteilnehmers (IMSI = International Mobile Subscriber Identity), Mobilfunknummer (MSISDN), MAC-Adresse für WLAN Nutzung und die E-Mail-Adresse.
Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Absatz 1 b) und f) DSGVO.
Wir können anhand Ihrer Registrierung und der Server-Log-Files (siehe Nummer 8 dieser Datenschutzerklärung) erkennen, in welcher Form Sie die IFS-App genutzt haben.
e. Verwendung Ihres Adressbuchs, Ihres Kalenders, Ihrer Fotos, Erinnerungen und weiterer Daten
Zu Beginn der App-Nutzung der Cloud- und Pro-Version bitten wir Sie um die Erlaubnis, Ihr Adressbuch, Ihren Kalender, Ihre Fotos, Erinnerungen und gegebenenfalls weitere Daten nutzen zu dürfen. Wenn Sie dies ablehnen, nutzt die IFS-App diese Daten nicht. Eventuell können Sie in diesem Fall nicht alle Funktionen unserer IFS-App nutzen. Sie können die Erlaubnis später in den Einstellungen Ihres Betriebssystems erteilen oder widerrufen. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
Wenn Sie den Zugriff auf diese Daten gestatten, wird die IFS-App nur dann auf diese Daten zugreifen und sie auf unseren Server übertragen, soweit dies für die Erbringung der Funktionalität notwendig ist. Diese Daten werden von uns vertraulich behandelt und gelöscht, wenn Sie die Rechte zur Nutzung widerrufen oder diese zur Erbringung der Leistungen nicht mehr erforderlich sind und keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
7) Sicherheit
Wir unterhalten technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir Datensicherheit gewährleisten können. Wir weisen indes darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (beispielsweise bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
8) Serverprotokolle
Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich unsere IFS-App befindet (sogenannte Server-Log Files). Diese Server-Log Files übermittelt die IFS-App automatisch an uns. Die so erhoben Daten sind unter anderem Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Standort, Land, Bundesland, Region, Stadt, die URL (Internet-Adresse) der verweisenden Website, die abgerufene Datei, Meldung über den erfolgreichen Abruf, den Browsertyp und die Browserversion sowie Informationen über Ihr Betriebssystem. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zu statistischen Zwecken sowie zu internen Analysezwecken, wie der Verbesserung des Angebots. Wenn Sie sich für die Nutzung der IFS-App registriert haben, können wir Ihnen diese Daten zuordnen.
9) Notizen-Funktion
In der Notizen-Funktion können Sie freiwillig Informationen jeder Art eingeben, auch solche Informationen, die personenbezogenen Daten enthalten. Wir speichern diese Informationen für Sie. Etwaige von Ihnen freiwillig eingegebene Informationen einschließlich personenbezogener Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter (mit Ausnahme der Weitergabe an Auftragsverarbeiter, die uns helfen, unsere IFS-App bereitzustellen).
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
10) Newsletter
Wenn Sie für die IFS-App registriert sind, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung eines Newsletters. Mit dem Newsletter informieren wir Sie über Neuigkeiten zu unseren Produkten und Services.
Wir sind nach Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Direktwerbung datenschutzrechtlich berechtigt, Ihre E-Mail-Adresse für einen Newsletter zu nutzen.
Sie können jederzeit den Empfang unseres Newsletters kündigen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Falls Sie keine weiteren Newsletter wünschen, teilen Sie uns das bitte per E-Mail an die folgende Adresse mit: [email protected]. Bitte geben Sie im Betreff „Newsletter abbestellen“ an.
11) Rechte der betroffenen Person
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu. Das sind Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.
Außerdem steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu, die auf Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO und damit unseren berechtigten Interessen beruhen.
Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen.
12) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
13) Löschung von Daten
Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald die Daten für die für sie bestimmten Zwecke nicht mehr notwendig sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen sechs Jahre nach § 257 HGB für Handelsbücher, Inventare, Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen etc. und zehn Jahre nach § 147 AO für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und anderen steuerlich relevante Unterlagen.